Quel logiciel de prise de notes choisir ?

Je prends des notes depuis … des années. Après avoir rempli quelques carnets Moleskine, j’ai sauté le pas vers la gestion électronique de ces notes en 2008 et l’utilisation d’un logiciel de prise de notes. J’ai testé plusieurs logiciels les premiers mois, avant de faire le choix d’Evernote. Il répondait alors à mes différents besoins.

Depuis, curieux de nature, j’ai régulièrement testé d’autres logiciels, sans jamais trouver la perle rare qui me ferait délaisser Evernote.

Rien ne pouvait remplacer Evernote pour couvrir mes besoins de :

• Capture de l’information (web, scan, fichiers, eMails, données)
• Tri et classement de l’information capturée
• Référencement de cette information à l’aide de mots clés et de catégories
• Recherche sur texte, attributs et métadonnées, OCR
• Modification des notes
• Export dans un format pivot (html, PDF)

Toutefois, au fil des années, Evernote a perdu de sa superbe pour devenir toujours plus l’éléphant qu’il a toujours été : lourd et lent, avec une synchronisation entre appareils lente et des erreurs fréquentes, un tarif fluctuant (et pas toujours compréhensible) et des orientations vers la gestion de tâches et de calendriers qui ne me convenaient guère.

Depuis quelques mois je cherche une solution alternative. Alternative car je n’envisage pas encore de me passer complètement d’Evernote, je vous dis pourquoi plus bas, mais j’ai besoin d’une solution plus souple pour gérer ma base de connaissances.

Voici quelques remarques suite à mes différents tests, vous allez voir que choisir un logiciel de prise de notes n’est pas aussi simple qu’il y parait.

Evernote : l’éléphant historique a du plomb dans l’aile

On ne présente plus Evernote, LE logiciel de prise de notes adopté à ses débuts par tous ceux qui s’intéressaient à cette pratique. Simple, accessible, synchronisé, robuste, multiplateforme, avec une capacité de stockage sans limite ou presque, Evernote était une solution répondant à la plupart de mes besoins.

Evernote n’avait pas de réel concurrent, seul OneNote chez Microsoft proposait peu ou prou les mêmes fonctionnalités, avec la complexité supplémentaire propre à Microsoft.

Après cette période de règne, Evernote a commencé à décliner d’années en années, jusqu’à l’apparition d’une toute nouvelle version (V10) qui a semé le trouble parmi la communauté d’utilisateurs.

Cette version, dont l’avantage évident était de moderniser l’outil, de permettre les mises à jour plus fréquentes, de proposer l’exact même ensemble de fonctions sur toutes les plateformes, s’est avéré un joyeux bazar à utiliser. Manque de fonctionnalités existant dans la version 6 précédente, lourdeur permanente, défauts de synchronisation, j’en passe et pas des meilleures.

J’ai beaucoup râlé après cette version 10 avant de finir par l’adopter car, d’une certaine façon, je n’avais guère le choix. J’avais construit ma base de connaissance sur ce logiciel, avec une structure personnelle, plus de 8.000 notes, je ne me voyais pas refaire tout ça dans un autre logiciel. Je faisais donc avec les contraintes.

Tout a changé lorsqu’Evernote a été racheté début 2023. Plusieurs rumeurs ont fait état de tarifs à la hausse, qui m’ont été confirmées de façon très vague par l’éditeur, le nouveau propriétaire (Bending Spoons, italien) n’a pas communiqué pour présenter sa stratégie (c’est fait depuis le 28 avril 2023), les esprits se sont échauffés et le mien avec. Et s’il était temps de vraiment passer à autre chose ?

J’ai alors testé plusieurs logiciels tous considérés comme « logiciel de prise de notes ».

Joplin

Logiciel open source clone d’Evernote, Joplin me semblait être une belle alternative. Le créateur de Joplin a été assez malin pour proposer l’’importation de carnets Evernote, ce qui m’a permis de reproduire en peu de temps l’exact structure mise en place dans Evernote. Bien joué.

J’ai utilisé Joplin pendant quelques jours avant d’en trouver les limites. Il me manquait plusieurs fonctions natives d’Evernote que Joplin ne propose pas :

• création d’une note automatique à partir de l’envoi d’un email à une adresse secrète
• import automatique de fichiers déposés dans un dossier
• fusion de notes
• et surtout une API me permettant de poursuivre l’utilisation de Zapier afin de connecter mes différents services de veille et curation à Joplin

Bien qu’ayant apprécié la présentation et la philosophie de Joplin, j’ai décidé de stopper là l’expérimentation.

Apple Notes

Utilisant un iPhone, un iPad et un MacBook, pourquoi pas Apple Notes ?

J’ai apprécié la simplicité de l’outil, les nombreuses fonctionnalités (dont celles apportées par les dernières évolutions) et la très rapide synchronisation via iCloud, les fonctions modernes (dont la gestion de tags simple à base de #), mais pas l’absence de version Windows. S’il est possible d’accéder à Apple Notes au travers d’un navigateur web, au quotidien ce n’est pas productif.

De plus je n’ai pas trouvé de façon simple d’intégrer Apple Notes à Zapier, il n’y a pas de véritable API. Bref, trop de limitations.

Bear

Bear est un logiciel de prise de notes disponible pour l’environnement Apple. Mon test a été bref, même conclusion que pour Apple Notes.

De plus, face à l’évolution d’Apple Notes, je ne vois plus l’intérêt d’utiliser Bear qui ne propose rien de plus.

Upnote

J’ai découvert par hasard Upnote, un autre clone d’Evernote (comme quoi …) dont l’approche me plaisait beaucoup. Pour tout vous dire, j’étais à deux pas d’opter pour cette solution, mais outre le manque d’intégration, d’envoi par mail et d’API, j’ai hésité à basculer face à la jeunesse de la solution.

Je sais, c’est mal, mais on ne remplace pas un système vieux de 15 ans par une solution qui n’a que deux ans à peine et dont l’avenir n’est pas assuré à la vue du modèle financier.

Upnote reste toutefois en bonne place dans ma liste d’alternatives possibles, l’application est bien pensée et très agréable à utiliser.

Notion

Impossible de chercher un logiciel de prise de notes sans tomber très vite sur Notion. Je l’utilise d’ailleurs pour la gestion collaborative de mes activités, dont la gestion des processus, des projets et tâches et le suivi de mes assistants et sous-traitants.

Toutefois je ne suis jamais vraiment arrivé à utiliser Notion pour gérer mes notes personnelles. Je bute sur la structure par blocs de chaque page, les aller-retours fréquents nécessaires pour passer d’une note à l’autre, le manque de convivialité de l’outil et l’application mobile qui est loin d’être un modèle du genre.

De plus Notion suppose un accès web quasi permanent, ce qui ne me convient pas à certaines périodes. J’ai toutefois apprécié la possibilité de créer des liens entre notes, le web clipper, et la gestion des bases de données.

OneNote

Et si j’en revenais à OneNote ? Pour l’avoir testé il y a quelques années, je n’y croyais guère. Tout aussi lourd qu’Evernote, OneNote :

• suppose l’utilisation exclusive de OneDrive pour assurer la synchronisation entre appareils (je bénéficie de 2 To de stockage avec l’abonnement Office 365),
• nécessite l’utilisation d’un éditeur de texte très complet mais très complexe,
• la remise en cause de ma structure de classement car OneNote utilise des bloc-notes, sections et pages qui introduisent un degré supplémentaire de classement par rapport à la structure plus simple d’Evernote (carnets, notes, tags),
• l’absence de tags et la difficulté à créer des liens entre notes.

J’ai commencé mon test sur mon ordinateur de bureau Windows PC avec la version la plus complète de OneNote. Ça allait encore. Puis j’ai installé les versions iPad et iPhone, et là j’ai commencé à comprendre les limites de OneNote.

Non seulement l’interface diffère, mais les fonctions ne sont pas les mêmes. En clair, ce que vous faites et comment vous le faites dans OneNote Windows ne peut pas être reproduit dans les applications iOS. OneNote favorise les utilisateurs de Windows et Microsoft Office, point barre.

Mais ce n’est pas le pire : sans aucun rapport, j’ai remplacé mon portable Windows par un MacBook Air alors que j’étais en plein test de OneNote. Et là, la douche froide. La version MacOS de OneNote est encore une autre implémentation de l’outil.

Écrans différents, fonctions différentes, impossible de reproduire la même présentation sur mon ordinateur de bureau Windows, le Mac et mes appareils iOS. Sans compter que la synchronisation s’avérait plus lente encore que celle d’Evernote (c’est peu dire), et que l’importation de mes notes Evernote dans OneNote avait créé un joyeux bazar dans la présentation.

En clair, impossible de poursuivre avec OneNote. J’en revenais pour quelques semaines à Evernote, me disant qu’il me faudrait probablement faire avec.

Jusqu’au jour où j’ai découvert Eliott Meunier qui m’a apporté une partie de la réponse. Il existait peut-être une autre solution pour répondre à mon besoin, et elle passait par l’utilisation du logiciel de prise de notes Obsidian, contre toute attente.

Obsidian

Si vous connaissez un tant soi peu Obsidian, vous devez vous demander pourquoi j’ai décidé de m’y intéresser. Ce logiciel de prise de notes n’a rien à voir avec Evernote, sa philosophie diffère, son architecture aussi et son mode de stockage de l’information est totalement différent.

Obsidian est un logiciel de gestion de la connaissance plus qu’un logiciel de prise de notes, tel que je le comprends. Il s’appuie sur une structure simple non hiérarchique, composée de coffres (vault en anglais) dans lesquels vous créez des fichiers (notes) avec la possibilité de leur adjoindre des pièces jointes et des modèles de présentation. Je fais court, tout est très bien décrit sur le site d’Obsidian.

Si j’ai décidé de m’intéresser à Obsidian c’est pour une raison personnelle. Evernote m’a permis de stocker tout ce que je veux gérer, mais ne me permet plus désormais de gérer facilement « la connaissance ». J’ai stocké beaucoup (trop ?) de notes, sans qu’elles n’aient de liens entre elles. Evernote ne le permettait pas, et si cette fonction existe désormais elle reste lente à utiliser et peu conviviale. De plus Evernote repose toujours sur une structure hiérarchique, tandis qu’Obsidian repose plutôt sur la notion de notes liées, ce qui change tout.

Dit autrement, dans un logiciel de prise de notes traditionnel, vous créez des notes. Logique.

Dans Obsidian, vous créez des entités élémentaires, qui vous permettent de mémoriser une idée, un concept, une information sans qu’il ne s’agisse pour autant d’une très longue note ou d’une capture de page web (ce que je fais souvent). Puis vous liez entre elles ces entités à l’aide de liens très simples à créer. Obsidian propose même une représentation graphique de cette structure de liens qui vous aide à vous déplacer dans votre base de connaissances.

Dans les faits cela ne change pas grand chose, une note Obsidian reste une note. Dans l’esprit cela change tout. Vous passez du stockage hiérarchique de notes à une gestion d’informations élémentaires liées entre elles. Du stockage de notes à la gestion de la connaissance. Les adeptes du Knowledge Management me comprendront.

Au moment de la publication initiale de cet article j’en suis à une première approche d’Obsidian, à la phase d’apprentissage. J’ai très vite été conquis par les possibilités qu’il m’offre. Il me reste toutefois à organiser la reprise de l’existant, mes 8.000 notes Evernote, ce qui ne devrait pas être simple.

Il existe plusieurs possibilités pour passer d’Evernote à Obsidian, via le format pivot markdown. L’export-import fonctionne bien, mes premiers tests sont concluants (enex > markdown). Mais à l’inverse de la migration Evernote vers OneNote qui consistait à reproduire au mieux ma structure Evernote dans OneNote, mon passage d’Evernote à Obisidan consiste à restructurer ma base de connaissance, à transformer des notes Evernote en entités élémentaires (notes permanentes) dans Obsidian, ce qui devrait me prendre un temps certain.

J’y vois toutefois un bénéfice potentiel : reprendre la plupart de mes notes, les revisiter, les mettre à jour, les lier entre elles en déstructurant puis restructurant l’ensemble. Un vrai chantier, mais il s‘avère passionnant.

Choisir un logiciel de prise de notes, à venir …

Je n’envisage pas l’abandon complet d’Evernote dans l’immédiat.

Tant que la migration n’est pas complète, j’ai toujours besoin d’accéder à ma base de connaissance actuelle.

Je ne suis pas persuadé encore qu’Obsidian soit idéal pour gérer les gros volumes que j’envoie à Evernote (bien qu’il me suffise d’augmenter l’espace de stockage iCloud à la demande) pour gérer l’archivage d’informations et documents que je stocke dans Evernote. Une cohabitation est donc probable, l’avenir me le dira.

Je n’ai pas testé ‘tous’ les logiciels de prise de notes, ce n’est pas ni mon métier, ni mon envie. Vous me direz peut-être que Roam Research est très proche d’Obsidian, c’est vrai? Mais il faut bien faire un choix.

Vous me direz aussi que mettre en oeuvre une base de connaissance avec Obsidian, basée sur la méthode Zettelkasten, n’a rien à voir avec une simple migration Evernote, c’est vrai aussi. Mais c’est mon besoin et mon envie du moment.

Je mettrai cet article à jour au fur et à mesure de mes travaux, si vous avez une expérience à apporter ou des questions, vous avez la parole.