Qu’est-ce que la gestion de l’information ? 

Nouvelle note dans la série « Concepts », cette fois il est question de Gestion de l’Information ou « Information Management ».

Gestion de l’Information : définition et exemples

Par information, comprenez toute forme de contenu de nature physique (par ex. un courrier papier) ou électronique (par ex. un email, un fichier bureautique, une image, une entrée de base de donnée). Cette information peut être structurée ou non-structurée.

Une information structurée adopte un modèle de structure (la forme) pour enregistrer l’information (le fond). L’entrée d’une base de donnée, un fichier XML, un fichier RAW, un formulaire web sont des exemples d’information structurée.

Une information non structurée n’adopte aucune structure particulière tout en groupant l’ensemble des données dans un même conteneur, le fichier. Un document bureautique, un document scanné, un fichier audio, une photo JPG sont des exemples d’information non structurée. La création de contenu au sens où elle est réalisée par les créateurs de contenus web produit de nombreuses informations non structurées.

La Gestion de l’Information consiste :

  • à collecter et gérer cette information, structurée ou non, en provenance d’une ou plusieurs sources,
  • à la stocker de façon organisée (tri, indexation, classement, sauvegarde),
  • à la distribuer auprès de l’audience concernée.

Le terme ‘gestion’ implique aussi la capacité à organiser et contrôler la structure, le traitement et la mise à disposition dans un format exploitable de l’information.

Autrement formulé, et c’est ainsi que l’AIIM l’entend, le but de la gestion de l’information est de collecter, gérer, stocker et distribuer la bonne information dans le bon format à la bonne personne et au bon moment.

Face à la croissance exponentielle du nombre de contenus physiques comme numériques, la gestion de l’information s’intéresse également au contrôle de la pertinence du stockage de l’information. Il s’agit de permettre à l’organisation ou l’individu concerné de stocker non pas « toute l’information » mais « l’information utile ». On parle ainsi de Content Decomissioning, une action qui consiste à supprimer toute information devenue inutile qui n’a plus lieu d’être ni stockée ni gérée.

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