Comment gérer ses emails et gagner une heure par jour

Gérer ses emails demande du temps, trop de temps. Je reçois des centaines d’emails par semaine, sans méthode pour les gérer, je ne ferais que ça de mes journées. J’ai mis au point une routine, petit à petit, qui me permet désormais de gagner beaucoup de temps. Voici comment vous pouvez vous organiser vous-aussi.

Comment gérer ses emails pour gagner du temps
Photo Chase Chappell

Gérer ses emails c’est trop long !

Vous recevez de nombreux emails chaque jour, vous devez les trier, y répondre, organiser les informations reçues. Cela vous prend du temps, ce temps que vous dites ne pas avoir.

Vous avez peut-être essayé différentes méthodes : comment éviter certaines réponses, faire court, aucune ne fonctionne et vous passez des heures sur votre messagerie.

Si vous avez un usage professionnel de votre messagerie, l’email est peut-être votre canal de communication envers vos clients (voir pourquoi c’est une bonne idée). Mais vous vous rendez compte que vous écrivez souvent la même chose en réponse aux demandes. En entreprise, vous renseignez ceux qui trouvent plus simple de vous poser une question que de chercher par eux-mêmes. Vous ressentez beaucoup de frustration à passer votre précieux temps à ça.

S’il s’agit d’un usage personnel, vous réalisez peut-être que vous recevez trop de mails sans intérêt pour vous : des newsletters, des notifications, … Ces messages non sollicités souvent vous font perdre du temps.

Aucune solution n’a fonctionné

Vous avez déjà tenté de faire autrement : vous avez peut-être rédigé un document type que vous envoyez par retour de mail. Mais vous recevez toujours de nouveaux messages car les gens vous disent ne pas avoir trouvé la réponse dans votre envoi type.

Vous avez peut-être même modifié vos habitudes pour répondre aux mails tôt le matin, en soirée ou le weekend. Cependant utiliser ainsi votre temps libre n’est une solution ni saine ni pérenne.

Gérer ses emails : automatiser en gardant le contrôle

Ma méthode consiste à automatiser une partie des réponses aux emails, mais pas n’importe laquelle. Il s’agit d’utiliser au mieux votre temps pour créer du lien avec vos correspondants et apporter des réponses pertinentes en un minimum de temps.

Avez-vous déjà fait les constats suivants ?

  • vos emails comportent la plupart du temps des éléments de réponse identiques,
  • vous passez plusieurs minutes à chercher une information à intégrer à vos réponses (lien, code, mention type),
  • vos correspondants lisent ou non vos réponses et vous relancent pensant que vous n’avez pas répondu,
  • vous devez faire plusieurs réponses consécutives pour régler une même situation.

Exemple

J’ai de nombreux clients qui s’inscrivent à mes formations en ligne et doivent créer leur compte pour y accéder.

Certains ne lisent pas avec attention les emails envoyés et ne créent pas leur compte quand il le faut. D’autres égarent leur identifiant, leur mot de passe.

Ils reviennent alors vers moi pour que je les aide, ce que je fais. Il me faudrait faire à chaque fois une réponse personnalisée car les informations différent. Pas moyen de faire un document type.

J’ai mis en place un système d’aide à la saisie qui me permet de réduire le temps de réponse nécessaire à quelques secondes au lieu de plusieurs minutes auparavant. Multipliez le gain par quelques centaines de messages et vous comprenez comment gagner une heure par jour.

Gérer ses emails : en pratique

Voici comment je gère les réponses à mes emails de façon assistée et comment vous pouvez faire vous aussi.

1. Recensez vos besoins

Commencez par recenser les différents éléments de réponse type que vous devez faire systématiquement. Relisez vos derniers messages envoyés, tout y est.

Il s’agit en général d’une mention particulière comportant une ou plusieurs phrases et un lien ou une adresse email. Regroupez dans un document texte tout ce dont vous avez besoin. N’hésitez pas à découper en autant de morceaux qu’il en faut pour que chacun d’entre eux soit suffisamment généraliste.

2. Saisissez ces éléments de réponse une fois pour toutes

Comment gérer ses emails avec Phrase Express / Text Expander pour accélérer la saisie des réponses
Mes réponses types crées dans Phrase Express, logiciel de saisie assistée de texte

Saisissez une fois pour toutes ces éléments, blocs par blocs, dans un outil de saisie automatique. J’utilise Phrase Express, compatible avec mes ordinateurs, tablettes et iPhones. Text Expander fonctionne très bien sur les Mac, si vous utilisez Gmail, la fonction « Réponses standardisées » est efficace.

J’ai par exemple créé un texte contenant le lien vers un document que beaucoup d’abonnés me réclament alors qu’ils l’ont déjà (!). Je peux l’insérer en un clic en complément d’un prénom.

3. Créez des raccourcis clavier

J’ai créé plusieurs raccourcis qui me permettent d’insérer à la demande les éléments de réponse requis. Lorsque je tape du texte en réponse à un email, il me suffit de saisir le bon raccourci pour que le logiciel en arrière-plan le remplace par une expression plus longue. Saisir 2 lettres m’évite de saisir une ou plusieurs lignes.

4. Compilez les bloc pour répondre

A partir de maintenant, quand vous allez répondre à un mail vous n’aurez plus à ressaisir toutes les informations. Vous aurez juste à choisir parmi ces blocs d’infos ceux qui conviennent pour répondre à la question. Et à personnaliser la réponse en ajoutant par exemple manuellement le prénom de votre interlocuteur.

Répondre à un lecteur me demande un clic sur le bloc contenant le lien et un autre sur la signature adaptée. Il me reste à ajouter le prénom.

5. Affinez

Faites le point dans les premiers jours d’utilisation pour affiner ces éléments s’ils ne sont pas suffisamment précis. Ajoutez-en si vous voyez que vous continuez à saisir du texte de façon trop répétitive.

Astuces complémentaires

Temporisez

La réponse à un email est rarement urgente. Les urgences se traitent par téléphone, pas par mail. Gérez vos emails quand cela vous arrange, pas « sans cesse toute la journée ».

Vous pouvez aussi créer une réponse automatique précisant que vous ne répondez pas en temps réel et que votre destinataire doit être patient.

Corrigez

Si comme moi vous faites des coquilles en tapant sur votre clavier (je mets souvent une majuscule à la seconde lettre du premier mot d’une phrase …), utilisez l’outil de saisie assistée pour lui faire corriger ces défauts.

J’ai ainsi créé une macro dans Phrase Express qui corrige mon erreur de saisie et change la majuscule de la seconde lettre du mot en une minuscule.

Automatisez

Pour aller encore plus loin, vous pouvez utiliser des outils d’automatisation complète. Je ne le recommande pas pour des usages personnels, mais pour des usages professionnels, si votre boîte mail fait office de support client, utiliser des robots peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Vous pouvez ainsi envisager d’envoyer une réponse type lorsqu’un email contient une phrase bien précise, ou est glissé dans un dossier bien précis de votre messagerie. J’utilise IFTTT et Zapier pour automatiser certaines fonctions, ce sont des outils avancés qui ne s’adressent pas à tout le monde mais rendent de nombreux services.

Gérer ses emails : reprenez le contrôle

Recevoir des emails, les ouvrir, les lire et y répondre vous demande du temps. Ce n’est pas toujours une activité lucrative: beaucoup d’emails ne sont que des échanges informels.

En automatisant une partie des réponses, vous pouvez gagner beaucoup de temps. J’estime le gain à une heure par jour chaque jour pour mes activités. Imaginez ce que vous pouvez faire en une heure plutôt que de répondre à des emails.

Question : avez-vous le sentiment de passer beaucoup de temps chaque jour à faire des choses de façon répétitive comme celles-ci ? Si oui lesquelles ?

 

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