Les emails et les messages directs, j’en reçois beaucoup. Des questions de clients, des identifiants et mots de passe oubliés, des demandes de conseils, des liens perdus, des demandes impromptues, des messages non sollicités… ma boite de réception ne désemplit pas. Je pourrais passer mes journées à assurer la gestion des e-mails.
Si votre boîte de réception ressemble à une liste de tâches qui ne fait que grossir, voici comment la mienne reste sous contrôle, sans y passer mes journées.
Une règle simple : priorité aux clients
Je donne priorité à mes clients. Toute question posée le soir ou la nuit reçoit une réponse le lendemain matin en semaine, le lundi matin pour les messages du week-end. Les questions posées en journée reçoivent une réponse en fin d’après-midi. Mes clients me font confiance, ce sont eux qui font vivre mon activité de formation, ils sont prioritaires. Tout le reste attend.
Je transmets les demandes pour lesquelles ma réponse n’aurait aucune valeur ajoutée (infos perdues, changements d’adresse email, renseignements génériques, demandes de factures) à mon assistant.
Quant aux questions diverses, priorité basse (quelques jours) ou pas de réponse. Je ne peux pas passer mes journées à répondre aux questions dont, très souvent, la réponse se trouve en 30 secondes sur mon site ou sur le web.
Pour les réponses qui reviennent sans cesse (informations sur une formation, procédure de réinitialisation de mot de passe, redirection vers un article), j’utilise les extensions de texte d’Apple et TextExpander, que je partage avec mon assistant. Quelques lettres tapées suffisent pour insérer un texte complet, déjà rédigé et personnalisable si besoin. Ce qui prendrait plusieurs minutes à rédiger à chaque fois devient une réponse en quelques secondes, sans perte de qualité ni de ton.
Ce à quoi je ne réponds pas
Je ne réponds pas aux demandes farfelues. Aux curieux qui s’interrogent sur le sens de leur vie (ne riez pas, je reçois de tels messages chaque semaine). À ceux qui me demandent si leur dernier achat est un bon choix. Je peux donner des conseils avant l’achat, mais une validation post-achat, c’est trop tard, non ?
Il y a aussi ceux qui m’écrivent de longs e-mails, parfois plusieurs pages, où ils racontent leur parcours, leur matériel, leurs doutes, leur histoire avec la photo depuis plusieurs décennies. Je comprends cette envie de partager, et souvent c’est sincère. Mais au quotidien, un message de cette longueur, multiplié par le nombre de personnes qui m’écrivent, représente un temps de lecture et de réponse que je ne peux tout simplement pas offrir à chacun. Ce n’est pas un manque d’intérêt pour ce que ces personnes me racontent, c’est une question d’échelle. Si je devais répondre à chacun avec la même attention, je n’aurais plus le temps de faire de la photo ou de créer de nouveaux contenus, ce qui serait un comble. Et si un message contient plusieurs questions, je ne réponds qu’à la première, pour garder le contexte simple.
Et puis il y a les haters. Ceux qui m’expliquent, sans avoir rien lu, que je vends du vent, que la photo « ça s’apprend pas dans une formation« , ou que j’étais sûrement meilleur avant de « me transformer en camelot » ou de prendre « les photographes avec leur boîtier pour des demeurés« . Je ne réponds jamais, c’est évident. Mais je ne les bloque pas non plus : un e-mail qui suscite une réaction, même négative, c’est un signal positif pour ma délivrabilité. Autant dire qu’ils travaillent pour moi sans le savoir.
Je ne réponds pas directement aux messages sur les réseaux sociaux. J’utilise les fonctionnalités de réponses enregistrées lorsqu’elles sont disponibles (par exemple sur Facebook et Instagram). Cela me permet de rediriger les demandes vers la page Contact de mon site et de recevoir la demande dans ma boîte de réception pour la gérer comme les autres e-mails.
Si je reçois un message direct d’un ami ou d’un contact proche sur un réseau social ou une messagerie instantanée (Signal, Telegram, Instagram, Messenger…), il m’arrive dans Beeper. Cette messagerie me permet d’avoir un point d’accès unique sans devoir lancer les applications spécifiques de chaque réseau.
Beeper regroupe en une seule interface WhatsApp, Telegram, Signal, Instagram, Messenger, iMessage et bien d’autres, sans avoir à jongler entre les applications. Le projet a été racheté par Automattic, la société derrière WordPress.com, en 2024.
Les messages reçus sont parfois accompagnés de pièces jointes. Je n’ouvre jamais celles envoyées sans explication, ni les e-mails qui comptent plusieurs dizaines de Mo de photos. Si vous avez une question, écrivez-la dans le corps de l’e-mail. Une question claire obtient une réponse. Une pièce jointe sans contexte n’en obtient pas.
Plusieurs boîtes e-mail, zéro tracas
Au final, en procédant ainsi, assurer la gestion des e-mails ne me prend guère plus de 60 minutes par jour. Cela peut paraître encore beaucoup, mais il s’agit de mon activité professionnelle, c’est donc une durée raisonnable.
Ce qui pourrait ressembler à un manque de reconnaissance ou d'empathie est en réalité une forme de respect : respect de mon temps et respect de celui de mes correspondants. Une réponse rapide et utile vaut mieux qu’une réponse tardive et approximative.
Au quotidien, la gestion des e-mails et messages directs n’est pour moi qu’un aspect du problème plus large de la gestion des tâches. Parce que tout ce qui attend représente une charge mentale autant qu’une charge réelle. Je ne supporte pas de voir plus de dix e-mails en attente dans ma boîte de réception. Je ne supporte pas non plus de recevoir des relances parce que je n’ai pas répondu assez vite. Ces tâches en attente, j’en parle dans un autre article à venir : Pourquoi je crée plus de tâches que je n’en accomplis.
Au fond, gérer mes e-mails, ce n’est pas une question d’organisation. C’est une question de ce que j’accepte, ou non, de laisser entrer dans ma journée.